Пишите и отправляйте заявления правильно

В своей практике мы часто сталкиваемся с результатами неправильной досудебной работы.

Это существенно затягивает процесс, поскольку приходится заново направлять юридически значимые сообщения, а иногда и вовсе не позволяет решить вопрос.

Если вы направляете в госорганы или контрагентам важные документы, однако требования, изложенные в них по каким‑либо причинам не выполняются либо ваши права нарушаются иным образом, отправленные вами документы становятся доказательствами, которые впоследствии могут быть использованы в суде.

Очень важно, чтобы указанные доказательства подтверждали юридически значимые факты. Для этого нужно, чтобы документ содержал все необходимые данные и был правильно направлен.

Поэтому сегодня мы подготовили для вас шпаргалку по написанию и отправке досудебных документов: заявлений, запросов, претензий и т. п.

Обязательно укажите, кому документ адресован.

Если получатель юрлицо или госорган — не обязательно указывать конкретного специалиста, достаточно указать наименование самого получателя.

Ваши данные, в том числе и контактные (для получения ответа на обращение).

Не забудьте подписать документ. Подпись — это идентифицирующий вас признак. Именно по ней определяют, исходит ли документ именно от вас.

Постарайтесь изложить ситуацию кратко, но учитывая все важные нюансы. Не обязательно ссылаться на конкретные нормы права, если вы их не знаете или не уверены, что руководствоваться нужно именно ими.

Обязательно сформулируйте чётко просительную часть. Требования должны быть однозначными, не допускающими двойное толкование. Если требований несколько — перечислите все. Никто не заинтересован в том, чтобы додумывать за вас.

Помните, что какая бы дата не стояла в самом обращении, юридическое значение имеет только дата получения обращения.

Поэтому важно правильно его направить.

При личной подаче подготовьте два экземпляра документа: один вы передадите получателю, а на втором он поставит отметку о получении.

Отметка должна содержать:

Многие забывают об этом важном нюансе, но именно от этой даты будут отсчитываться сроки на ответ и, следовательно, сроки и даже возможность решения вопроса в административном или судебном порядке.

Если получатель физлицо, то сообщение необходимо вручить ему лично либо его законному представителю.
Если вручаете сообщение представителю физлица по доверенности — попросите копию доверенности и сохраните её.

При вручении представителю юрлица — потребуйте указать должность и печать организации.

Укажите в ней полный список отправляемых документов с указанием их реквизитов (номер договора, накладной и т. п.). Это поможет избежать ситуации, в которой контрагент будет заявлять, что не получил от вас конкретные документы.

Данная опция не обязательна, однако поможет доказать, когда сообщение было доставлено.

Важно, чтобы вы могли доказать, что данное электронное средство связи принадлежит получателю.

А как правильно фиксировать электронные сообщения мы рассказывали в материале Электронная переписка как доказательство в суде.